Засади використання автоматизованої системи документообігу суду

Затверджено

рішенням зборів суддів

Житомирського окружного

адміністративного суду

від 02 вересня 2015 року №10

Засади використання автоматизованої системи документообігу суду

І. Загальні положення

1.1. Засади використання автоматизованої системи документообігу суду (далі – Засади) розроблені  на виконання вимог Положення про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого рішенням Ради суддів України від 02.04.2015 №25 (із змінами) (далі – Положення), та визначають особливості  функціонування автоматизованої системи документообігу Житомирського окружного адміністративного суду (далі – суд) та особливості розподілу адміністративних справ між суддями, засади формування колегії суддів, порядок розподілу судових справ шляхом передачі справи раніше визначеному у судовій справі судді,  а також  повторного автоматизованого розподілу адміністративних справ між суддями з унеможливленням впливу на їх формування осіб, зацікавлених у результатах судового розгляду справи.

1.2. Даними Засадами визначаються повноваження та порядок розгляду зборами суддів питань стосовно функціонування автоматизованої системи документообігу суду, відповідно до повноважень Зборів суддів, визначених Положенням.

1.3. Правовою підставою для розроблення цих Засад є вимоги Закону України «Просудоустрій і статус суддів», КАС України та Положення.

1.4. Інші питання, що стосуються здійснення автоматизованого розподілу справ та функціонування автоматизованої системи документообігу, що прямо не врегульовані цими Засадами, регулюються наказами керівника апарату суду та/або голови судупро визначення функціональних обов’язків та прав користувачів автоматизованої системи документообігу суду.

ІІ. Загальні засади здійснення автоматизованого розподілу справ між суддями

             2.1.Судові справи реєструються у  Житомирському окружному адміністративномусуді в день їх надходження в порядку черговості та підлягають  розподілу під час реєстрації на підставі інформації, внесеної до автоматизованої системи уповноваженою особою апарату суду, відповідальною за здійснення автоматизованого розподілу судових справ.

2.2.Визначення судді або колегії суддів для розгляду конкретної справи здійснюється автоматизованою системою шляхом:

автоматизованого розподілу судових справ під час реєстрації відповідної судової справи;

пакетного автоматизованого розподілу судових справ після реєстрації певної кількості судових справ (у випадку надходження протягом робочого дня більше п’яти однотипних справ, що не підлягають невідкладному вирішенню або з метою забезпечення проведення реєстрації та автоматизованого розподілу судових справ в межах робочого часу у випадку надходження більше п’яти позовних заяв, що не підлягають невідкладному вирішенню, менше, ніж за годину до закінчення робочого часу);

розподілу судових справ шляхом передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді;

визначення складу суду з метою заміни судді (суддів);

повторного автоматизованого розподілу судових справ.

2.3.Не розподіляються щодо конкретного судді судові справи, у випадках:

2.3.1. За два місяці до закінчення повноважень судді.

2.3.2. За три робочих дні до початку відпустки, якщо її тривалість становить менше чотирнадцяти календарних днів; за чотирнадцять днів до початку відпустки, якщо її тривалість становить не менше чотирнадцяти календарних днів.

2.3.3. У період відпустки судді.

2.3.4.    За один робочий день до відрядження (за три робочі дні – якщо тривалість відрядження становить більше семи календарних днів) та в дні перебування судді у відрядженні.

2.3.5. Під час тимчасової непрацездатності судді.

2.3.6. За один робочий день до направлення судді на навчання, підвищення кваліфікації, для участі у семінарських заняттях, діяльності органів суддівського самоврядування, Вищої ради юстиції тощо без відбуття у відрядження (за наявності наказу голови суду);

2.3.7. У дні перебування судді на навчанні, підвищенні кваліфікації, участі у семінарських заняттях, діяльності органів суддівського самоврядування, Вищої ради юстиції тощо без відбуття у відрядження (за наявності наказу голови суду).

2.3.8. У разі призначення судді членом Вищої кваліфікаційної комісії суддів України – з моменту прийняття рішення про призначення;

2.3.9. В інших передбачених законом випадках, у яких суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ.

Дні, у які не розподіляються щодо конкретного судді судові справи, враховуються при розрахунку коефіцієнту навантаження судді на момент автоматизованого розподілу судової справи.

2.4.Коефіцієнти складності категорій адміністративних справ залежно від категорії справи відповідно до Класифікатора категорій адміністративних справ, затвердженого рішенням Ради суддів адміністративних судів від 31.10.2013 №114 (далі – Класифікатор), визначаються рішенням зборів суддів та відображаються в Довіднику коефіцієнтів  складності справ.

2.5. Визначити наступні коефіцієнти, що враховують форму участі судді в розгляді судової справи для:

головуючий у справі (одноособовий розгляд) – 1;

головуючий у справі (колегіальний розгляд) – 1;

член колегії суддів – 0,5.

2.6. Визначити  наступні коефіцієнти участі судді у судовій справі  при виконанні суддею інших повноважень, не пов’язаних із здійсненням правосуддя:

для голови суду – 0,6;

для заступника голови суду – 0,75.

2.7. Знеструмлення електромережі суду, вихід з ладу обладнання або комп’ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи та тривають понад п’ять робочих днів, відповідно до Положення фіксуються актами, складеними комісією під головуванням керівника апарату (особи, яка виконує його обов’язки), із зазначенням у них дати, часу настання та закінчення дії відповідних обставин, причин виникнення, заходів, вжитих для їх усунення.

Електронні примірники зазначених актів вносяться до автоматизованої системи не

пізніше наступного робочого дня, що настає після усунення обставин.

2.8. Автоматизований розподіл судових справ між суддями здійснюється невідкладно після налагодження роботи автоматизованої системи або на наступний робочий день після усунення зазначених у підпункті 2.8 цих Засад обставин.

2.9. У разі знеструмлення електромережі суду, вихід з ладу обладнання або комп'ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи, розподіл судових справ, які за законом мають розглядатися невідкладно з метою недопущення порушення конституційних прав громадян (судові справи, пов'язані з виборчим процесом, судові справи про встановлення або усунення обмежень щодо реалізації права на мирні зібрання тощо) здійснюється головою суду згідно черговості за списком суддів, складеним в алфавітному порядку, з урахуванням даних табеля обліку робочого часу суддів, пункту 2.3.3 Положення.

2.10.Під час проведення автоматизованого та повторного автоматизованого розподілу справ виключати з наступного розподілу суддю, який був обраний автоматизованою системою  у попередньому призначенні.

2.11. Справи, які відповідно до законодавства підлягають реєстрації та/або розгляду в неробочі дні підлягають автоматизованому розподілу на загальних підставах.

2.12. У разі роз’єднання судових справ виділена в окреме провадження судова справа не підлягає автоматизованому розподілу між усіма суддями відповідно до частини третьої статті 15-1 КАС України, реєструється як така, що надійшла вперше, та передається судді, яким ухвалено рішення про роз’єднання  кількох поєднаних в одному провадженні вимог у самостійні провадження. Передача справи судді, яким ухвалено рішення про роз’єднання позовних вимог, в автоматизованій системі документообігу суду здійснюється шляхом проведення автоматизованого розподілу, у якому бере участь лише цей суддя.    

ІІІ. Засади формування колегії суддів.

3.1. У випадках, якщо справа відповідно до КАС України підлягає розгляду колегією суддів при автоматизованому розподілі судових справ автоматизованою системою визначається головуючий суддя. Судова справа розглядається колегією в складі трьох суддів, до складу якої входить визначений автоматизованою системою головуючий суддя та формується колегія з числа всіх суддів з урахуванням їх спеціалізації, пункту 2.3.3 Положення  на підставі ухвали судді про відкриття провадження в справі.

3.2. У випадку, якщо справа, пов’язана з виборчим процесом, підлягає колегіальному розгляду, колегія в складі трьох суддів формується під час проведення автоматизованого розподілу справи.

3.3. Винятково, у разі, коли головуючий та/або член (-и) колегії у передбачених законом випадках не може продовжувати розгляд справи, а також у разі тимчасової непрацездатності головуючого та/або члена (-ів) колегії більше одного місяця за вмотивованим розпорядженням керівника апарату суду проводиться повторний автоматизований розподіл справи, що розглядається колегіально, з метою заміни головуючого та/або члена (-ів), що вибули, з числа інших суддів.

3.4.Відповідно до визначеного процесуальним законодавством принципу незмінності складу суду, розгляд справи, як правило, проводиться визначеною автоматизованою системою колегією суддів.

Тимчасова відсутність судді-члена колегії, як правило, не може бути підставою для зміни складу колегії суддів.

У разі неможливості продовження розгляду справи одним із суддів-членів колегії (призов на військову службу, відпустка у зв'язку з вагітністю та пологами, довготривале перебування на лікарняному або у відпустці тощо) заміна судді-члена колегії здійснюється автоматизованою системою на підставі мотивованого розпорядження керівника апарату суду (або уповноваженої ним особи) на виконання службової записки судді-доповідача у справі з метою дотримання передбаченого законом строку розгляду цієї справи у порядку, зазначеному в підпункті 2.3.23 пункту 2.3 Положення.

Електронний примірник такого розпорядження вноситься до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після його підписання.

У разі задоволення відводу або самовідводу заміна судді здійснюється автоматизованою системою на підставі рішення про відвід (самовідвід) у порядку, зазначеному в підпункті 2.3.23 пункту 2.3 Положення.

ІV. Порядок розподілу судових справ шляхом

передачі справи раніше визначеному у судовій справі судді

4.1. У випадках, визначених пунктом 2.3.43 Положення, судові справи не підлягають  повторному автоматизованому розподілу, а передаються тим суддям, ухвалу яких скасовано чи у провадженні яких перебувала або перебуває судова справа.

4.2. Судові справи, що надійшли із судів апеляційної або касаційної інстанцій після скасування ухвал, які перешкоджають подальшому розгляду судової справи (крім ухвал про закриття провадження), а також ухвал, які не перешкоджають подальшому розгляду судової справи підлягають повторному автоматизованому розподілу на підставі розпорядження керівника апарату суду, що додається до матеріалів справи,  у тих випадках, коли суддя, ухвалу якого скасовано чи у провадженні якого перебувала або перебуває судова справа, знаходиться у відпустці в зв’язку з вагітністю і пологами, у відпустці для догляду за дитиною, у нього закінчилися повноваження, або такий суддя протягом тривалого часу є тимчасово непрацездатний   (перебуває на стаціонарному лікуванні більше одного місяця).

4.3. Судові справи, що надійшли із судів апеляційної або касаційної інстанцій після скасування ухвал, які перешкоджають подальшому розгляду судової справи (крім ухвал про закриття, припинення провадження), а також ухвал, які не перешкоджають подальшому розгляду судової справи, що підлягають колегіальному розгляду, передаються раніше визначеному в судовій справі головуючому судді.

У разі відсутності (тимчасова непрацездатність, відпустка, тривале відрядження тощо) судді-члена колегії за погодженням з головуючим суддею проводиться  автоматична зміна складу колегії суддів на підставі розпорядження керівника апарату суду, що додається до матеріалів справи. Заміна відсутнього судді члена колегії відбувається автоматизованою системою із числа всіх суддів суду з урахуванням їх спеціалізації, пункту 2.3.3 Положення.

4.4. Раніше визначеному в судовій справі головуючому судді (судді-доповідачу) передаються також судові справи, що надійшли для вирішення питання про прийняття додаткового судового рішення, виправлення описок та помилок, роз'яснення судового рішення, повернення судового збору; судові справи, за якими надійшли заяви (клопотання), пов'язані із виконанням судових рішень, передбачені статтями 259 - 264, 267 (крім частини дев'ятої статті 267) Кодексу адміністративного судочинства України; позови третіх осіб, які заявляють самостійні вимоги щодо предмета спору у судовій справі, у якій відкрито провадження, що надійшли до суду.

4.5. У разі відсутності раніше визначеного в судовій справі головуючого судді (тимчасова непрацездатність, відпустка, тривале відрядження тощо)  та/або перед тривалою відсутністю раніше визначеного у судовій справі судді у випадках, передбачених підпунктами 2.3.44 - 2.3.46 пункту 2.3 Положення, такі судові справи та матеріали підлягають повторному автоматизованому розподілу на підставі розпорядження керівника апарату суду, що додається до матеріалів справи, якщо відсутність  головуючого судді призведе до неможливості розгляду цих справ та матеріалів у встановлені Кодексом адміністративного судочинства України строки.

Обставинами, що унеможливлюють участь судді у розгляду судової справи, що може мати наслідком порушення строків розгляду матеріалів для цілей пункту 4.5 є:

для заяв, клопотань, щодо яких КАСУ  встановлено десятиденний строк розгляду – 5 і більше днів до закінчення тривалої відсутності судді; 5 і менше днів до початку тривалої відсутності судді;

У випадку, якщо заява або клопотання надійшли до суду до початку відсутності судді повторний автоматизований розподіл судової справи проводиться за погодженням з головуючим суддею на підставі розпорядження керівника апарату суду, що додається до матеріалів справи.

4.6. Заяви, клопотання, щодо яких КАСУ не встановлено строки розгляду, крім заяв клопотань про поновлення провадження в справі, підлягають повторному автоматизованому розподілу на підставі розпорядження керівника апарату суду, що додається до матеріалів справи у випадку якщо відсутність головуючого у справі судді триває понад 30 днів.

4.7 Заяви, клопотання про поновлення провадження в справі у разі відсутності раніше визначеного в судовій справі головуючого судді (тимчасова непрацездатність, відпустка, тривале відрядження тощо) не підлягають автоматизованому розподілу, а передаються раніше визначеному в справі судді в перший день після виходу на роботу.

У разі надходження заяв, клопотань про поновлення провадження в справі судові справи підлягають повторному автоматизованому розподілу на підставі розпорядження керівника апарату суду, що додається до матеріалів справи,  у тих випадках, коли суддя, у провадженні якого перебуває судова справа, знаходиться у відпустці в зв’язку з вагітністю і пологами, у відпустці для догляду за дитиною, у нього закінчилися повноваження, або такий суддя протягом тривалого часу є тимчасово непрацездатний (перебуває на стаціонарному лікуванні більше одного місяця).

1. V. Повторний автоматизований розподіл справи між суддями.

5.1. Судові справи, передаються для повторного автоматизованого розподілу за вмотивованим розпорядженням керівника апарату суду, що додається до  матеріалів справи, крім випадків, визначених пунктами 2.3.50, 2.3.52 Положення, та розділом ІV даних Засад, у разі, коли головуючий суддя знаходиться у відпустці у зв’язку з вагітністю та пологами, у відпустці для догляду за дитиною, у нього закінчилися повноваження, або такий суддя протягом тривалого часу є тимчасово непрацездатний   (перебуває на стаціонарному лікуванні більше одного місяця).