УКРАЇНА
ЖИТОМИРСЬКИЙ ОКРУЖНИЙ АДМІНІСТРАТИВНИЙ СУД
НАКАЗ
27 грудня 2011 року м. Житомир № 35
Щодо затвердження Положення
про організацію роботи зі
зверненнями громадян
З метою створення необхідних умов для реалізації конституційних прав громадян на письмове звернення або особистий прийом, звернення особливої уваги на вирішення питань, порушених в листах інвалідів, ветеранів війни та праці, пенсіонерів, багатодітних сімей, одиноких матерів тощо, виявлення та усунення причин, що породжують скарги громадян, вирішення питання про відповідальність посадових осіб, з вини яких допущені порушення, бюрократизм і тяганина та на виконання законів України «Про судоустрій і статус суддів», «Про звернення громадян», «Про доступ до публічної інформації», постанов Кабінету Міністрів України від 24.09.2008 № 858 «Про затвердження Класифікатора звернень громадян», постанови Пленуму Верховного Суду України від 13.06.07. № 8 «Про незалежність судової влади» і з урахуванням положень Указу Президента України від 07.02.08. № 109/2008 «Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування»
НАКАЗУЮ:
1. Затвердити Положення про організацію роботи зі зверненнями громадян у Житомирському окружному адміністративному суді, яке додається.
2. Наказ довести до відома всіх працівників суду.
3. Контроль за виконанням даного наказу покласти на керівника апарату Зимбицьку М.М.
Голова суду О.Т.Літвин
Додаток
до наказу суду № 35
від 27 грудня 2011 року
Положення
про організацію роботи зі зверненнями громадян у
Житомирському окружному адміністративному суді
1. Загальні положення
1.1. Положення встановлює основні вимоги та особливості розгляду у Житомирському окружному адміністративному суді звернень громадян (далі - звернення), запитів народних депутатів і посадових осіб органів державного управління (далі - запити), листів юридичних осіб (далі -листи) та визначає засади ведення діловодства, оформлення, обліку, руху, здійснення перевірок, контролю за виконанням доручень за зверненнями, запитами, листами, підготовку відповідей та опрацювання матеріалів до використання і збереження.
1.2. Положення розроблено відповідно до положень Конституції України законів України «Про судоустрій і статус суддів», Кодексу адміністративного судочинства України, Закону України «Про звернення громадян», «Про доступ до публічної інформації», постанов Кабінету Міністрів України від 24.09.2008 № 858 «Про затвердження Класифікатора звернень громадян», постанови Пленуму Верховного Суду України від 13.06.07. № 8 «Про незалежність судової влади» і з урахуванням положень Указу Президента України від 07.02.08. № 109/2008 «Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування», Інструкції з діловодства в апеляційних та місцевих адміністративних судах.
1.3. Звернення, запити, листи до Житомирського окружного адміністративного суду можуть бути надіслані поштою або подані до відділу документального забезпечення (канцелярії) суду громадянином особисто, через уповноважених осіб, якщо ці повноваження оформлені відповідно до чинного законодавства. Скарга в інтересах неповнолітніх та недієздатних осіб подається їх законними представниками. Звернення, запити, листи можуть бути прийняті на особистому прийомі.
1.4. У роботі зі зверненнями, запитами, листами Житомирський окружний адміністративний суд забезпечує кваліфікований, неупереджений, об’єктивний і своєчасний розгляд з метою оперативного вирішення порушених у них питань, задоволення законних вимог, реального поновлення порушених конституційних прав та запобігання надалі таким порушенням.
1.5. Загальна організація роботи із зверненнями громадян покладається на керівника апарату суду. Скарги на дії суддів розглядаються в порядку, визначеному діючим законодавством та цим Положенням.
1.6. Порядок доступу до публічної інформації у Житомирському окружному адміністративному суді визначається відповідно до вимог Закону України «Про доступ до публічної інформації» та Положення про забезпечення доступу до публічної інформації у Житомирському окружному адміністративному суді.
2. Основні терміни, що вживаються у Положенні
Звернення громадян, викладені в письмовій або усній формі, класифікуються на пропозиції (зауваження), заяви (клопотання) і скарги.
Пропозиція (зауваження) – звернення, де висловлюються порада, рекомендація щодо діяльності суду, суддів, голови, заступника голови суду, апарату суду, а також думки щодо врегулювання і вдосконалення їхньої діяльності.
Заява (клопотання) – звернення з проханням про сприяння реалізації закріплених Конституцією та чинним законодавством прав та інтересів громадян або повідомлення про порушення чинного законодавства чи недоліки в діяльності суду, суддів, апарату суду.
Скарга – звернення з вимогами про поновлення прав та захисту законних інтересів громадян.
Запит – належним чином оформлений лист народного депутата України, а також посадових осіб органів державного управління до Житомирського окружного адміністративного суду з відповідними проханням чи вимогою, що стосуються компетенції суду.
Лист – належним чином оформлений лист юридичної особи з питань здійснення судочинства.
Колективне звернення - звернення двох і більше осіб, а також звернення, прийняте на зборах чи на санкціонованому мітингу і підписане організаторами або учасниками зборів, мітингу.
Повторне звернення - звернення, що надійшло від тієї самої особи з того самого питання, в якому: оскаржується відповідь, надана за попереднім зверненням;
повідомляється про неотримання відповіді, невчасний розгляд попереднього звернення, якщо з часу його надходження минув установлений законодавством строк розгляду;
звертається увага на інші недоліки, допущені під час вирішення питання, порушеного в попередньому зверненні.
Дублетне звернення - це письмові звернення одного і того ж громадянина (громадян) з одного і того самого питання, надіслані різним адресатам та направлені ними за належністю на розгляд.
Запит народного депутата України, депутата місцевої ради - запит, прийнятий відповідно до статті 15 Закону України «Про статус народного депутата України» та статей 21, 22 Закону України «Про статус депутатів місцевих рад».
Звернення народного депутата України, депутата місцевої ради - це пропозиція, прохання, вимога здійснити певні дії, дати офіційне роз'яснення чи викласти позицію. Надсилається народним депутатом України відповідно до статті 16 Закону України «Про статус народного депутата України», депутатом, місцевої ради - відповідно до статті 13 Закону України «Про статус депутатів місцевих рад».
Лист народного депутата України, депутата місцевої ради - документ, який супроводжує звернення, що надійшло на адресу депутата, до суду для розгляду по суті або прийняття відповідного рішення в межах компетенції.
3. Порядок реєстрації, обліку та зберігання звернень
3.1. Діловодство за зверненнями громадян у суді ведеться окремо від інших видів діловодства. Запити народних депутатів і посадових осіб органів державного управління та листи юридичних осіб реєструються в загальному порядку.
3.2. Уся кореспонденція щодо звернень громадян приймається відділом документального забезпечення суду (канцелярією). Під час приймання кореспонденції перевіряється цілісність конверта або пакета, відповідність їх адресування. Кореспонденція, що приймається, перевіряється відповідно до додатка.
При реєстрації звернення громадян підлягають обов’язковій класифікації за встановленими статтею 3 Закону України «Про звернення громадян» видами: пропозиції, заяви чи скарги. Конверти, в яких надійшли звернення, зберігаються разом із цими зверненнями. Письмові звернення, подані під час особистого прийому, також підлягають обов’язковій реєстрації.
3.3. Реєстрація звернення - це фіксування факту надходження звернення шляхом нанесення на нього умовного позначення - реєстраційного індексу з подальшим записом у реєстраційних формах необхідних відомостей.
Для реєстрації звернень на нижньому полі першого аркуша звернення праворуч або на іншому вільному від тексту місці звернення ставиться штамп реєстрації. Під час реєстрації звернення йому надається умовне позначення - реєстраційний індекс.
3.4. У разі надходження повторних звернень їм надається черговий реєстраційний номер, а у відповідній графі реєстраційно-контрольної картки зазначається реєстраційний індекс першого звернення. На верхньому полі першого аркуша повторного звернення робиться позначка «повторно» і працівником відділу документального забезпечення підбирається все попереднє листування.
3.5. Звернення однієї і тієї ж особи з одного й того ж питання, що надіслані різним адресатам і надійшли на розгляд суду (дублетні), обліковуються за реєстраційними індексами першої пропозиції, заяви і скарги з додаванням порядкового номера, що проставляється через похилу риску.
У такому ж порядку обліковуються та реєструються звернення з одного й того ж питання, надіслані державними органами чи іншими установами організаціями, підприємствами, засобами масової інформації за належністю для вирішення їх по суті на місцях, якщо останніми вже отримані звернення аналогічного змісту.
3.6. Колективні звернення реєструються з позначкою «Колективні», за прізвищем першого заявника, якому і надсилається відповідь.
3.7. У разі коли про результати розгляду звернення необхідно повідомити іншу організацію, перший аркуш контрольованого звернення позначається словами «КОНТРОЛЬ» або літерою «К».
Звернення, на які надаються попередні відповіді, з контролю не знімаються. Контроль завершується лише після прийняття рішення і вжиття заходів щодо вирішення звернення та надання письмової відповіді.
Рішення про зняття з контролю звернення приймають посадові особи, які прийняли рішення про контроль.
3.8. Після закінчення перевірки звернень, матеріали перевірки за підписами їхніх керівників разом з усіма документами щодо їх розгляду і вирішення повинні бути повернуті до відділу документального забезпечення, для формування справ, зберігання звернень і документів щодо їх розгляду, формування архіву.
3.9. Після реєстрації, звернення громадянина вміщується в обкладинку, яка містить такі реквізити: найменування суду, реєстраційний № звернення, П.І.Б. заявника, дату звернення, строки виконання.
3.10. Відповідальність за збереження документів за зверненнями покладається на посадових осіб відділу документального забезпечення відповідно до їхніх функціональних обов'язків.
3.11. Термін зберігання документів за зверненнями визначається номенклатурою справ, затвердженою головою суду, і становить 5 років.
3.12. Після закінчення встановлених термінів зберігання документи за зверненнями підлягають знищенню у встановленому порядку.
3.13. Порядок ведення діловодства за зверненнями, які містять відомості, що становлять державну або іншу таємницю, визначається спеціальними нормативно-правовими актами.
3.14. Контроль за станом діловодства за зверненнями здійснюється керівником апарату суду.
4. Розгляд звернень та вимоги до них
4.1. У зверненні вказується, кому адресоване звернення, прізвище, ім'я та по батькові, місце проживання громадянина та викладається суть порушеного питання. Письмове звернення повинно бути надруковане або написане від руки та підписане заявником (заявниками) із зазначенням дати.
4.2. Звернення, оформлене без дотримання зазначених вимог, повертається заявнику з відповідними роз'ясненнями в термін не пізніше як через десять днів від дня його надходження, крім випадків, передбачених частиною першою статті 7 Закону України «Про звернення громадян». Копія такого звернення залишається у провадженні Житомирського окружного адміністративного суду, в діловодстві відділу документального забезпечення.
4.3. Письмове звернення без зазначення місця проживання, не підписане автором (авторами), а також те, з якого неможливо встановити авторство, визнається анонімним і розгляду не підлягає.
4.4. Авторам звернень, що містять елементи втручання у здійснення правосуддя в 10-ти денний термін надається відповідь згідно чинного законодавства.
4.5. Письмові звернення підлягають обов'язковому первинному (попередньому) розгляду головою суду або його заступником з метою визначення належності порушених у них питань до повноважень адміністративного суду та призначення за ними конкретних посадових осіб, які будуть розглядати звернення, встановлювати терміни розгляду тощо.
4.6. Результати попереднього розгляду звернень, які надійшли на адресу суду, фіксуються головою суду чи його заступником у резолюції. Резолюція складається з таких елементів: прізвище виконавця (виконавців), зміст доручення, термін виконання, особистий підпис голови суду чи його заступника, дата.
4.7. Посадова особа Житомирського окружного адміністративного суду в межах своїх повноважень зобов'язана :
- об'єктивно, всебічно і вчасно перевіряти звернення ;
- невідкладно вживати заходів до припинення неправомірних дій, виявляти, усувати причини та умови, які сприяли порушенням ;
- забезпечувати поновлення порушених прав, невідкладне виконання прийнятих рішень під час розгляду звернень;
- письмово повідомляти заявника про результати перевірки звернень і суть прийнятого рішення ;
- уживати заходів до усунення причин, що породжують звернення громадян, систематично аналізувати хід цієї роботи.
4.8. Звернення, запити, листи вважаються опрацьованими, якщо порушені в них питання розглянуто по суті, ужито необхідних заходів, надано відповідь заявникам у письмовій формі, а також якщо порушені питання письмово зняті з розгляду заявниками.
4.9. За підсумками вирішення звернень може бути прийнято одне з таких рішень :
- задоволено – ужито заходів до повного або часткового поновлення прав і законних інтересів заявника. Не може вважатися задоволеним звернення, рішення за яким прийнято не за вимогами громадянина, а за результатами виявлених недоліків або порушень закону ;
- частково задоволено – звернення, в якому міститься дві чи більше вимог і за результатами перевірки якого не всі з них визнані обґрунтованими;
- повторно задоволено – звернення, за яким раніше приймалося рішення про відмову в задоволенні. При цьому первинне рішення за цим зверненням повинно скасовуватися;
- відхилено - вимоги заявника, викладені у зверненні, визнані необґрунтованими;
- роз’яснено – за зверненням, у якому не містилося прохань про задоволення будь-яких вимог або клопотань, надано роз’яснення з питань правового характеру.
4.10. Під час розгляду звернень забезпечується нерозголошення відомостей про особисте життя громадян без їхньої згоди та задовольняється прохання щодо нерозголошення анкетних даних і домашньої адреси.
4.11. Рішення про відмову в задоволенні вимог, викладених у зверненні, доводиться до відома громадянина в письмовій формі з посиланням на чинне законодавство і викладенням мотивів відмови. При цьому вказуються заходи, які вживались для перевірки цього звернення.
4.12. Відповідь за результатами розгляду колективного звернення (якщо звертаються двоє і більше громадян) надсилається тому громадянину, який у зверненні підписався першим або адреса якого вказана.
4.13. Якщо питання, порушені у зверненні, не належать до повноважень адміністративного суду, то таке звернення у п'ятиденний термін із дня отримання пересилається за належністю відповідному органу чи посадовій особі із супровідним листом, підписаним посадовою особою, яка здійснила попередній розгляд документа. Про це повідомляється суб'єкт подання звернення.
У разі якщо звернення не містить даних, необхідних для прийняття обґрунтованого рішення, воно в той же термін повертається автору звернення з відповідними роз'ясненнями.
4.14. Якщо звернення прийнято до розгляду, резолюція разом із зверненням доводиться до виконавців працівниками, спеціально призначеними для організації роботи з розгляду звернень, не пізніш як у триденний термін із дня розгляду звернення.
4.15. Після закінчення розгляду і фактичного прийняття рішення звернення разом із матеріалами повертаються працівникові відділу документального забезпечення, відповідальному за ведення діловодства, із написом «До справи» і підписом посадової особи, яка прийняла рішення.
Термін розгляду звернень, які не потребують додаткового вивчення, становить 15 днів. У разі необхідності додаткового вивчення матеріалів термін розгляду звернення не повинен перевищувати одного місяця. Якщо у місячний термін вирішити порушені у зверненні питання неможливо, голова суду, заступник голови суду встановлюють необхідний термін для його розгляду, про що повідомляється особі, яка подала звернення. При цьому загальний термін вирішення питань, порушених у зверненні, не може перевищувати сорока п’яти днів.
4.16. Після підготовки проекту відповіді відповідальним виконавцем звернення передається на підпис голові чи заступнику голови суду, керівникові апарату суду.
4.17. Відповідно до статті 15 Закону України «Про статус народного депутата України» депутатський запит – це вимога народного депутата України, яка заявляється на сесії Верховної Ради України до керівників органів державної влади та місцевого самоврядування, а також до керівників підприємств, установ і організацій, розташованих на території України. Відповідь на депутатський запит надсилається Голові Верховної Ради України та народному депутату, який його вніс, не пізніше ніж у 15-денний термін та підписується головою суду.
4.18. Відповідно до статті 16 Закону України «Про статус народного депутата України» депутатське звернення – це викладена в письмовій формі пропозиція народного депутата, звернення до посадових осіб державних органів, керівників підприємств, установ та організацій здійснити певні дії, надати офіційне роз’яснення чи викласти пропозицію з питань, віднесених до їх компетенції. Депутатське звернення є обов’язковим для розгляду протягом не більше 10 днів з моменту одержання і підписується головою суду.
4.19. Запити на звернення депутатів місцевих рад, які надійшли до суду, розглядаються протягом десятиденного строку, а в разі необхідності додаткового вивчення чи перевірки – не пізніше як у місячний строк.
4.20. Запити, які надійшли від Президента України, Голови Верховної Ради України та його заступників, Глави Секретаріату Президента, Прем’єр-міністра України та віце-прем’єр-міністрів України, Уповноваженого Верховної Ради України з прав людини, Секретаря Ради національної безпеки та оборони України, Голови Конституційного Суду України, Голови Вищого адміністративного суду України, Голови Верховного Суду України, голів вищих спеціалізованих судів України, Голови Вищої ради юстиції, Генерального прокурора України, Голови Державної податкової адміністрації України, Голови Державної судової адміністрації України, Голови Центральної виборчої комісії України, Голови Служби безпеки України, Голови Державної митної служби України, Голови Державної прикордонної служби України, перших керівників міністерств, державних комітетів, інших центральних органів державної виконавчої влади (а також заступників керівників перелічених установ, відомств та організацій), державних установ іноземних країн і міжнародних організацій (їх представництв), а також запити і звернення народних депутатів України, звернення комітетів і комісій Верховної Ради України, героїв України, героїв праці, інвалідів Великої Вітчизняної війни розглядаються у першочерговому порядку.
5. Термін розгляду звернень
5.1. Звернення розглядаються і вирішуються в термін не більше одного місяця від дня їх надходження, а ті, які не потребують додаткового вивчення, - невідкладно, але не пізніше п'ятнадцяти днів від дня їх отримання. Якщо в місячний термін вирішити порушені у зверненні питання неможливо, встановлюється необхідний термін для його розгляду, про що повідомляється особа, яка подала звернення. При цьому загальний термін вирішення питань, порушених у зверненні, не може перевищувати сорока п'яти днів, за винятком звернень на рішення, ухвали, постанови, дії суддів, які перевіряються у процесуальному порядку у межах повноважень, передбачених відповідно до кримінального, цивільного, господарського або адміністративного законодавства (стаття 12 Закону України «Про звернення громадян»).
5.2. Термін розгляду звернень обчислюється з дня, що настає за днем надходження та реєстрації звернення судом, по день надіслання заявникові відповіді на його звернення. Якщо останній день строку припадає на вихідний, святковий або інший неробочий день, що визначений відповідно до закону, днем закінчення строку є перший після нього робочий день.
5.3. Звернення громадян, які мають встановлені законом пільги, розглядаються у першочерговому порядку.
5.4. Звернення вважається вирішеним, якщо розглянуто всі поставлені в ньому питання, прийнято обґрунтоване рішення, вжито необхідних заходів щодо його виконання (у межах компетенції).
6. Контроль за розглядом звернень громадян
6.1. Контроль за дотриманням законодавства про звернення громадян в межах визначених повноважень здійснюється відділом документального забезпечення суду та керівником апарату суду.
6.2. Звернення громадян, що надійшли до суду з державних, правоохоронних органів, які стосуються порушень діючого законодавства в діяльності керівництва адміністративних судів, працівників апарату Житомирського окружного адміністративного суду, та звернення, в яких наявна інформація про можливість виникнення надзвичайних ситуацій чи важких наслідків, терміново передаються на резолюцію голові суду для визначення відповідального виконавця.
6.3. Для запобігання несвоєчасному виконанню доручень, а також усуненню причин, що затримують виконання доручень за найбільш резонансними зверненнями, посадові особи, які наділені функцією контролю, зобов’язані у процесі контролю розгляду звернення своєчасно доповідати відповідним керівникам про хід виконання цих доручень з посиланням на причини затримки, а також, у разі потреби, витребовувати від відповідних посадових осіб інформацію з цих питань.
6.4. Доручення з резолюцією «ТЕРМІНОВО» виконуються протягом п’яти робочих днів, якщо іншого терміну не встановлено резолюцією керівництва суду.
7. Узагальнення, аналіз письмових та усних звернень громадян
і юридичних осіб
Письмові та усні звернення громадян, а також критичні зауваження, які в них містяться, повинні систематично, але не менше одного разу на рік, узагальнюватися та аналізуватися з метою своєчасного виявлення причин, що призводять до порушення прав та інтересів громадян. Особливу увагу слід звертати на усунення причин, які є підставою для надходження звернень громадян, а також змушують громадян звертатися до вищих та центральних органів державної влади, редакцій засобів масової інформації з питань, які можуть і повинні вирішуватись адміністративним судом. Зазначене узагальнення здійснюється відділом документального забезпечення за рік шляхом підготовки аналітичної довідки.
_03_03.png)
